Organización,
diseño y gestión de un evento.
Diana Yuritzi Ortiz
El tercer encuentro de investigación y crítica de la arquitectura reciente
en México, organizado por el Área de Investigación Procesos Históricos y
Diseño en nuestra División, se concretó gracias a la planificación que lo
respaldó antes y durante su ejecución; sin esto no hubiera sido posible su
realización. Para adentrarnos más en lo que conlleva dicha gestión, me permito
hacer breve recorrido por los aspectos más primordiales y básicos que deben
tomarse en cuenta, como integrante del equipo organizador.
Se inicio con la definición
del tipo de evento y temática a tratar, decretando el público a quien sería
dirigido, y fijando un objetivo a desarrollar, se determinaron quiénes serían
los ponentes, los moderadores y los apoyos logísticos necesarios; a partir de
esto se enviaron las correspondientes invitaciones a los posibles ponentes. Una
vez conseguidas las respuestas positivas de los participantes, se estableció un
programa, se planificaron los días que duraría el evento, el horario, el lugar
donde se llevaría a cabo, al ser parcialmente de carácter presencial, y la
plataforma donde se trasmitiría en modalidad a distancia en los medios
digitales. A la par, fue importante la creación de un diseño o imagen gráfica, la
cual le otorgó una identidad única, este fue visto principalmente en la
difusión, ya sea en medios impresos o digitales, en forma de carteles, banners,
posters, historias y publicaciones de redes sociales; todo eso se plasmó en las
invitaciones, constancias de asistencia e imagen del evento en general.
Una vez iniciada la etapa de
difusión del evento y la confirmación de asistencia de los ponentes fue
importante contar con la información de cada uno de ellos, poseer sus
semblanzas y un medio de contacto para establecer comunicación directa en caso
de transmitir un mensaje o cambio de planes de último minuto. Siempre se deben
considerar todos los escenarios posibles para prevenir un inconveniente y estar
preparados para las distintas situaciones o percances que puedan existir. Esto
también aplica en cuanto a las colaboraciones con otras áreas de la logística,
ya sean reporteros, fotógrafos, camarógrafos, invitados, proveedores, etc.
Días previos al evento se
prepararon los lugares donde se llevarían a cabo tanto las ponencias, como el
sitio donde se montaría una exposición, se hicieron pruebas del equipo de
proyección, sonido y audio del auditorio, y para el caso de la transmisión en
medios digitales, se realizaron ensayos del funcionamiento de la plataforma
digital. Se alistaron también los identificadores con los nombres de los
ponentes, los presentes que se entregaron, la impresión y firmas de las
constancias, los aperitivos y bebidas que se sirvieron en los recesos, entre
otros detalles que forman parte de una estructura de organización.
Al llegar el día del evento la
organización no se dio por concluida, durante la realización de las actividades
se prestó mucha atención para verificar que se estuvieran cumpliendo las normas
de protección civil, así como el protocolo de sanidad, el mantener un orden y
moderar las participaciones del público general, para lograr un ambiente
agradable de intercambio de ideas y conocimiento, apegándose lo más posible al programa de actividades y respetando
los tiempos de intervención de todos los asistentes. De esta manera, se logró que
el encuentro fuera exitoso, donde todos los participantes y asistentes
cumplimos con el objetivo principal, que era compartir las investigaciones,
puntos de vista y reflexiones; llevándonos nuevos aprendizajes, conocimientos e
inquietudes sobre la arquitectura contemporánea de nuestro país.
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